10.872 EU-Konformitätserklärungen statt Copy-Paste

Ausgangslage

Die EU-Verpackungsverordnung (PPWR, Verordnung 2025/40) verlangt ab dem 12. August 2026 für Verpackungen eine Konformitätserklärung. Vorhanden war: ein juristisch freigegebener Text als Word-Dokument. Gegenüber standen rund 1.200 Verpackungsmaterialien, hergestellt an 11 europäischen Standorten, vertrieben unter 9 Marken, benötigt in 12 Sprachen.

Wie der Zwischenstand aussah, liegt im Projektordner: eine große Excel-Arbeitsmappe, sichtbar von Hand gepflegt — je Materialzeile händisch verknüpft mit Werk, Rechtsträger, Anschrift und Unterzeichner, dazu Hilfsblätter, die Verpackungskomponenten auf Produktfamilien zurückführen. Die Aufgabe war nicht kompliziert. Sie war nur unmöglich oft.

Ansatz

Vier Stufen, alles einfache Python-Skripte:

1. Vorlage einmal je Sprache. Das freigegebene Word-Dokument wird programmatisch in eine getaggte Vorlage überführt — Wortlaut und Formatierung bleiben exakt erhalten, nur die variablen Stellen und das Signaturbild werden zu Platzhaltern.
2. Erzeugen. Ein Generator liest den Stammdaten-Export, füllt je Material und Sprache ein Dokument, setzt die Unterschrift des zuständigen Zeichnungsberechtigten ein und wandelt docx → PDF über eine ferngesteuerte lokale Word-Instanz. Ein Datenqualitäts-Gate verweigert die Erzeugung aus unvollständigen Zeilen und schreibt sie stattdessen in einen Ausnahmebericht.
3. Verteilen. Jedes Master-PDF wird in die Zielstruktur kopiert: eine Bibliothek je Marke, darunter Dokumentart, Produktfamilie, Sprache. Jede Platzierung wird als CSV-Zeile protokolliert — 65.388 Dateien, jede einzeln belegt.
4. Hochladen. Der Upload läuft über die Microsoft-Graph-API mit delegierter Anmeldung: Das Skript kann prinzipiell nie mehr Rechte haben als die angemeldete Person. Ausgeführt in Stufen — Leseprüfung, Einzeldatei-Test, Vollauf.

Der Punkt, an dem es anders hätte laufen können

Wenige erzeugen, viele kopieren.

Dasselbe Verpackungsmaterial wird von Dutzenden Produktfamilien über mehrere Marken hinweg verwendet, und die Zielstruktur verlangt das Dokument in jedem betroffenen Ordner. Der naheliegende Weg wäre gewesen, je Zielort zu erzeugen. Das System erzeugt stattdessen genau ein Dokument je Material und Sprache und erreicht die Ordnerabdeckung durch Kopieren.

Der teure, störanfällige Schritt — die PDF-Konvertierung über Word — läuft damit einmal je eindeutigem Dokument statt 65.388-mal. Eine Änderung an der Ordnerlogik ist danach eine Neuverteilung von Sekunden, kein Neulauf von Stunden.

Bemerkenswert ist die Gegenrichtung: Der ursprüngliche Plan sah eine Erklärung je Produktfamilie mit angehängter Materialliste vor — deutlich weniger Dokumente. Diese Entscheidung wurde für die gelieferte Fassung umgekehrt, und die Trennung zwischen Erzeugung und Verteilung ist die sichtbare Folge davon.

Ergebnis

10.872 eindeutige PDFs erzeugt, 65.388 Platzierungen in der Zielstruktur, 5.288 Dateien des englischen Satzes hochgeladen — mit null Fehlern. Der Rest wartet auf die juristische Prüfung der Übersetzungen, und das ist keine Formalie: Eine gelieferte „niederländische“ Vorlage enthielt tatsächlich spanischen Text samt KI-Chat-Vorspann. Die Prüfstufe der Pipeline hat das gefangen, bevor ein Dokument entstand.

Bewusst nicht automatisiert: 292 Materialien ohne Produktfamilien-Zuordnung werden nicht geraten, sondern ausgewiesen. Und weil kein Material-zu-Absatzland-Mapping existierte, wird jedes Material in jeder Sprache erzeugt — Vollabdeckung statt einer Annahme, die niemand belegen konnte.