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OrtmannConsulting

Automatisierung · KI · Kommunikation

Prozesse, die sich selbst erledigen.

Ich automatisiere wiederkehrende Abläufe in Vertrieb, Service und Kommunikation — mit künstlicher Intelligenz dort, wo sie messbar Zeit spart. Produktiv in Wochen, nicht in Quartalen.

14Dokumentierte ProjekteAutomatisierung, KI, Kommunikation
4 JahreLängste Systemlaufzeitim Betrieb weiterentwickelt
0Unbelegte Zahlenjede Angabe stammt aus dem Projekt selbst

01Leistungen

Drei Felder, ein Ziel: weniger Handarbeit.

Kein Innovationstheater. Jedes Projekt zahlt auf eine Kennzahl ein, die Sie schon heute messen.

01Automatisierung

Abläufe ohne Zwischenschritte

Wiederkehrende Vorgänge in Vertrieb, Service und Verwaltung — durchgängig automatisiert, mit klarer Übergabe an den Menschen dort, wo Urteilsvermögen gefragt ist.

  • Angebote automatisch aus E-Mail-Anfragen erzeugen
  • Rechnungs- und Lieferscheinprüfung ohne manuelle Erfassung
  • Berichte, die sich selbst bauen und versenden
  • Stammdatenpflege zwischen ERP, CRM und Shop

02Künstliche Intelligenz

KI, die im Tagesgeschäft ankommt

Sprachmodelle dort eingesetzt, wo sie nachweisbar Zeit sparen — als Teil des produktiven Ablaufs, nicht als Demo für den Vorstand.

  • Dokumente und E-Mails klassifizieren und vorbeantworten
  • Wissensdatenbanken, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen
  • Angebote und Texte auf Vollständigkeit prüfen
  • Technische Anfragen automatisch vorqualifizieren

03Enterprise Communications

Kommunikation, die nicht im Postfach versandet

Interne und externe Kommunikation strukturiert, nachvollziehbar und automatisiert — vom Contact Center über mehrere Länder bis zu den Kanälen, die in Ihrem Unternehmen ohnehin schon laufen.

  • Contact-Center-Plattformen über mehrere Länder und Kanäle
  • Kundendaten aus ERP und CRM im Agentenarbeitsplatz
  • Teams, Outlook und Ticketsysteme sauber verbunden
  • Eskalationswege, die messbar eingehalten werden

02Vorgehen

Wie ich arbeite

Jeder Schritt hat einen festen Zeitrahmen. Wenn der Pilot nichts einspart, hören wir dort auf — das ist der Sinn der Aufteilung.

01

Analyse

1 Woche

Wir sehen uns den Prozess an, wie er wirklich läuft — nicht wie er dokumentiert ist. Am Ende steht eine Liste mit Aufwand, Einsparpotenzial und Risiko je Schritt, und eine klare Empfehlung, was sich lohnt und was nicht.

02

Pilot

2–3 Wochen

Ein Teilprozess geht produktiv, mit echten Daten und echten Nutzern. Zum Festpreis, damit Sie das Risiko kennen, bevor Sie sich binden.

03

Rollout

4–8 Wochen

Ausweitung auf den vollständigen Prozess, inklusive Schulung, Dokumentation und Übergabe an Ihre IT. Danach können Sie alles selbst betreiben.

04

Betrieb

Laufend, optional

Monitoring, Anpassung an neue Fälle und regelmäßige Auswertung — oder Sie übernehmen vollständig. Kein Lock-in, kein Zwang zur Wartung.

03Referenzen

Ausgewählte Projekte

Jedes Projekt mit dem Problem, dem Ansatz und einer Zahl.

Konzern-Compliance, Bauchemie

2026
10.872Erzeugte Dokumente

10.872 EU-Konformitätserklärungen statt Copy-Paste

Für die neue EU-Verpackungsverordnung waren Konformitätserklärungen in 12 Sprachen für rund 900 Verpackungsmaterialien nötig. Statt sie einzeln zu füllen, erzeugt und verteilt eine Pipeline sie in einem Lauf.

  • Python
  • docxtpl / Jinja2
  • Microsoft Word COM
  • Microsoft Graph API

Kundenservice, Bauchemie

2026
114 → 18Widgets im Anrufweg

Vom 114-Widget-Telefonmenü zum Sprachassistenten

Anrufer sagen in eigenen Worten, was sie brauchen, statt sich durch drei Menüebenen zu tippen. Das Sprachmodell darf dabei nie ein Ziel benennen — es wählt aus einer Liste, gewählt wird von der Telefonanlage.

  • TypeScript / Node.js
  • Azure OpenAI
  • Twilio ConversationRelay
  • Azure App Service

04Über mich

Alexander Ortmann

Seit über zwanzig Jahren arbeite ich an der Stelle, an der Prozess und System aufeinandertreffen — und habe mich bewusst nie für eine der beiden Seiten entschieden. Ich kann ein Angebotsverfahren mit dem Vertriebsinnendienst durchgehen und danach die Schnittstelle dazu selbst bauen. Die Systeme haben in dieser Zeit mehrfach die Namen gewechselt. Die Probleme dahinter nicht.

Was ich dabei gelernt habe: Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass niemand den vollständigen Prozess kennt. Es gibt fast immer einen Schritt, den jemand vor Jahren aus einem guten Grund eingebaut hat — und den Grund weiß heute niemand mehr. Wer diesen Schritt automatisiert, ohne ihn zu verstehen, automatisiert einen Fehler und macht ihn schneller.

Deshalb fange ich mit dem Prozess an und nicht mit dem Werkzeug. Bevor etwas gebaut wird, muss klar sein, was der Ablauf wirklich tut, wo er hakt und was passiert, wenn die Automatisierung sich irrt. Das ist unspektakulär und dauert eine Woche — und es ist der Unterschied zwischen einem System, das im Betrieb ankommt, und einem, das die Leute umgehen.

Erfahrung
20+ Jahre
Basis
Stuttgart
Sprachen
Deutsch, Englisch
Systeme
SAP, Microsoft 365, Azure, Salesforce, Twilio

05Häufige Fragen

Was Sie vermutlich wissen wollen

Was kostet ein Projekt?

Der Pilot läuft zum Festpreis, damit Sie das Risiko kennen, bevor Sie sich binden. Alles danach wird nach Aufwand oder als Paket abgerechnet — die Schätzung bekommen Sie vor dem Start, nicht danach.

Was passiert mit unseren Daten?

Verarbeitung nach Möglichkeit innerhalb der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo Sprachmodelle im Spiel sind, halten wir vorab schriftlich fest, welche Daten sie sehen und welche nicht. Wenn ein Prozess personenbezogene Daten berührt, klären wir das, bevor eine Zeile Code entsteht.

Funktioniert das mit unserem SAP oder Microsoft 365?

In der Regel ja — beide sind die häufigste Ausgangslage im Mittelstand. In der Analysewoche prüfen wir konkret, welche Schnittstellen vorhanden sind und welche nicht, statt es vorher zu versprechen.

Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?

Zwei bis drei Wochen bis zum produktiven Piloten. Nicht bis zum Konzept, sondern bis echte Vorgänge durchlaufen.

Sind wir danach von Ihnen abhängig?

Nein. Dokumentation, Quellcode und Betriebsübergabe an Ihre IT gehören zum Rollout. Laufende Betreuung ist ein Angebot, keine Voraussetzung.

Was, wenn wir noch gar nicht wissen, wo wir anfangen sollen?

Das ist der Normalfall. Genau dafür gibt es die Analysewoche — am Ende wissen Sie, welche drei Prozesse sich lohnen und in welcher Reihenfolge.

06Kontakt

Reden wir über Ihren Prozess.

30 Minuten, kostenlos, ohne Verkaufsgespräch. Sie beschreiben, was Zeit kostet — ich sage Ihnen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.

Oder direkt per E-Mail: Alexander.Ortmann@ortmann-consulting.de